{"id":3093,"date":"2020-09-09T03:15:58","date_gmt":"2020-09-09T01:15:58","guid":{"rendered":"https:\/\/www.astor.com.pl\/biznes-i-produkcja\/?p=3093"},"modified":"2023-01-18T12:59:18","modified_gmt":"2023-01-18T11:59:18","slug":"poczatek-zarzadzania-przez-fakty-czyli-gromadzenie-danych","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.astor.com.pl\/biznes-i-produkcja\/poczatek-zarzadzania-przez-fakty-czyli-gromadzenie-danych\/","title":{"rendered":"Pocz\u0105tek zarz\u0105dzania przez fakty, czyli gromadzenie danych"},"content":{"rendered":"\r\n

Gromadzenie danych = proces strategiczny<\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n

W pierwszej kolejno\u015bci musimy oczywi\u015bcie rozr\u00f3\u017cni\u0107 proces, gdzie gromadzenie danych ma za zadanie zainicjowa\u0107 budow\u0119 sp\u00f3jnego systemu raportowego<\/strong>, maj\u0105cego funkcjonowa\u0107 przez d\u0142u\u017cszy okres czasu, od dzia\u0142a\u0144 ad hoc, gdzie kluczowe jest przygotowanie raportu tu i\u00a0teraz, pod potrzeby danej decyzji. Bardzo cz\u0119sto jednak w\u0142a\u015bnie w\u00a0takich sytuacjach zaczynamy dostrzega\u0107 b\u0142\u0119dy w\u00a0przygotowaniu danych<\/strong>, ich rejestracji, kompletno\u015bci czy wr\u0119cz czytelno\u015bci niekt\u00f3rych zapis\u00f3w, np. w\u00a0przypadku formy rejestr\u00f3w papierowych.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

W\u0142a\u015bciwe przygotowanie tego pierwszego kroku, jakim jest gromadzenie danych<\/strong>, to forma szacunku, jaki okazuje si\u0119 organizacji czy wr\u0119cz swoim pracownikom, bo to osoby operacyjnie odpowiedzialne za wprowadzenie danych b\u0119d\u0105 po\u015bwi\u0119ca\u0142y sw\u00f3j czas dla potrzeb firmy. To tak\u017ce wyraz szacunku dla w\u0142a\u015bcicieli firm lub Zarz\u0105d\u00f3w, bo im efektywniejsze procedury gromadzenia danych, tym mniej czasu zajmuj\u0105,<\/strong> a\u00a0co wa\u017cniejsze \u2013 mniej kosztuj\u0105 organizacj\u0119<\/strong>.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

W\u00a0swojej praktyce konsultanta, a\u00a0ostatnio Interim Managera odpowiedzialnego za zarz\u0105dzanie sp\u00f3\u0142k\u0105 produkcyjn\u0105, dostrzegam jeszcze dog\u0142\u0119bniej rol\u0119 tego ostatniego aspektu, czyli kwestii finansowania<\/a> zmian w\u00a0gromadzeniu danych.<\/strong> Nie zawsze sp\u00f3\u0142k\u0119 sta\u0107 na drastyczne i\u00a0kosztowne kroki, maj\u0105ce na celu zagwarantowa\u0107 skokow\u0105 popraw\u0119 jako\u015bci danych, redukcj\u0119 administracji oraz szybko\u015b\u0107 i\u00a0precyzj\u0119 ich przetwarzania. Czasami droga ewolucyjnych, a\u00a0nie rewolucyjnych zmian, jest t\u0105, jak\u0105 wybiera organizacja… i\u00a0nie zawsze jest to droga gorsza!<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

\"\"\r\n
Efektywne gromadzenie danych pozwala zbudowa\u0107 sp\u00f3jny system raportowy<\/figcaption>\r\n<\/figure>\r\n\r\n\r\n\r\n

Etap 1. gromadzenia danych: Papier<\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n

Pierwsz\u0105 z\u00a0dr\u00f3g, kt\u00f3r\u0105 wybieraj\u0105 organizacje na drodze zbierania danych, jest papier<\/strong>. W\u00a0ostatnich czasach nie zawsze m\u00f3wimy dos\u0142ownie o\u00a0papierze, gdy\u017c mo\u017ce by\u0107 to forma rejestracji danych na tablicach dostosowanych do zapisywania danych w\u00a0odpowiedniej formie<\/strong>. Zawsze jednak kluczowym aspektem tego etapu jest ulotno\u015b\u0107 powstaj\u0105cych zapis\u00f3w, wynikaj\u0105ca z\u00a0braku jakichkolwiek ustrukturyzowanych analiz, a\u00a0powstaj\u0105cy papier jedynie zasila kilogramami swojej wagi archiwum firmy lub szaf\u0119 konkretnego mened\u017cera w\u00a0organizacji. Powstaj\u0105cy zapis ma jedynie \u201ezagwarantowa\u0107 spok\u00f3j ducha\u201d<\/strong> danego mened\u017cera odpowiedzialnego za wskazany kawa\u0142ek organizacji, \u017ce proces jest kontrolowany.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Drugim aspektem \u015bwiadcz\u0105cym, \u017ce firma jeszcze jest na etapie \u201epapieru\u201d, to sytuacja, \u017ce proces rejestracji danych jest dublowany <\/strong>\u2013 najpierw zg\u0142oszenie zdarze\u0144 nast\u0119puje na papierze, a\u00a0potem wyst\u0119puje mozolne przepisywanie do raport\u00f3w elektronicznych \u2013 czasoch\u0142onne, obarczone b\u0142\u0119dami, pomijaj\u0105ce wiele szczeg\u00f3\u0142\u00f3w. To ostatnie ma miejsce, gdy \u201eprzepisuje\u201d inna osoba ni\u017c ta rejestruj\u0105ca dane. Szczeg\u00f3lnym przypadkiem etapu \u201epapieru\u201d jest sytuacja, w\u00a0kt\u00f3rej zbierane w\u00a0nieustrukturyzowanej formie dane na papierze przepisywane s\u0105 \u201ena czysto\u201d do zeszyt\u00f3w zmianowych lub np. Rejestru Awarii.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Oczywi\u015bcie rejestrowanie danych na papierze<\/strong> w\u00a0niekt\u00f3rych przemys\u0142ach produkcji ci\u0105g\u0142ej, np. chemicznym, petrochemicznym ma charakter nie tyle zbierania danych, bo wi\u0119kszo\u015b\u0107 parametr\u00f3w i\u00a0tak kontrolowana jest przez nadrz\u0119dne systemy produkcyjne<\/a>, ale utrzymywania operatora instalacji w\u00a0gotowo\u015bci <\/strong>i\u00a0pewnym re\u017cimie kontroli kluczowych parametr\u00f3w procesu produkcyjnego we wcze\u015bniej zdefiniowanych odst\u0119pach czasu. Jednak\u017ce i\u00a0tutaj nast\u0119puje post\u0119p i\u00a0zmiana miejsca sk\u0142adowania danych z\u00a0papieru na arkusze kalkulacyjne.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

\"\"\r\n
Zbieranie danych na etapie „papieru” jest obarczone ryzykiem b\u0142\u0119d\u00f3w<\/figcaption>\r\n<\/figure>\r\n\r\n\r\n\r\n

Na koniec chcia\u0142bym si\u0119 podzieli\u0107 pewn\u0105 zagraniczn\u0105 obserwacj\u0105, kt\u00f3ra najprawdopodobniej zaskoczy wielu czytelnik\u00f3w. Po kt\u00f3rym z\u00a0pa\u0144stw \u015bwiata spodziewaliby\u015bcie si\u0119 Pa\u0144stwo najwi\u0119kszego poziomu \u201epapierologii\u201d? Ot\u00f3\u017c uznawany przez nas w\u00a0Europie za najbardziej scyfryzowany kraj kwitn\u0105cej wi\u015bni<\/strong> zaskoczy\u0142 mnie najwi\u0119ksz\u0105 ilo\u015bci\u0105 \u201eprodukcji\u201d raport\u00f3w papierowych! Du\u017cy biurowy open space mia\u0142 jedn\u0105 ze \u015bcian wyposa\u017con\u0105 w\u00a0znane nam z\u00a0przychodni zdrowia szafy na karty pacjent\u00f3w, w\u00a0kt\u00f3rych przechowywane by\u0142y wszelakie raporty \u2013 od efektywno\u015bci produkcji, do raport\u00f3w procesu kontroli jako\u015bci.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

\u00a0<\/div>\r\n\r\n\r\n\r\n

Etap 2. gromadzenia danych: Pierwsze szablony oraz transfer danych do Excela<\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n

Najcz\u0119\u015bciej jest to etap firm, kt\u00f3re w\u00a0ramach monitorowania danych danego procesu<\/strong>, zaczynaj\u0105 dostrzega\u0107 potrzeb\u0119 ich analizowania<\/strong>, a\u00a0nie jedynie okresowego przegl\u0105dania czy weryfikowania niezgodno\u015bci. Wraz z\u00a0przej\u015bciem do etapu 2. poprawia si\u0119 g\u0142\u00f3wnie jako\u015b\u0107 danych<\/strong> w\u00a0wyniku standaryzacji papierowych formatek rejestracji danych.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Krok w\u00a0kierunku etapu 2. jest pozytywn\u0105 zmian\u0105 w\u00a0firmach, kt\u00f3re czuj\u0105 potrzeb\u0119 poprawy swoich proces\u00f3w, dostrzegaj\u0105c nieefektywno\u015bci, ale g\u0142\u00f3wnie potencja\u0142 poprawy w\u00a0nich drzemi\u0105cy. Kontynuacj\u0105 tych dzia\u0142a\u0144 jest zapocz\u0105tkowanie w\u00a0mniej lub bardziej ustrukturyzowany spos\u00f3b zmiany kulturowej w\u00a0organizacji<\/strong> pod p\u0142aszczem projekt\u00f3w Lean<\/a><\/strong>, TPM<\/strong> czy WCM<\/strong>. Istot\u0105 tych program\u00f3w jest identyfikacja strat (japo\u0144skie muda) oraz przeobra\u017canie organizacji w\u00a0my\u015bl zasady Ci\u0105g\u0142ego Doskonalenia.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Zbieranie danych zaczyna by\u0107 powszechne, a\u00a0mened\u017cerowie dostrzegaj\u0105 warto\u015b\u0107 w\u00a0sformu\u0142owaniu \u201enie mo\u017cna zarz\u0105dza\u0107 czym\u015b, czego nie da si\u0119 zmierzy\u0107\u201d (W. Edwards Deming).<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

\u00a0<\/div>\r\n\r\n\r\n\r\n

Etap 3. gromadzenia danych: Eliminacja papieru \u2013 komputeryzacja procesu<\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n

Naturalnym przej\u015bciem pomi\u0119dzy etapami 2 i\u00a03 jest eliminacja papieru<\/strong>, czyli raportowanie bezpo\u015brednio do system\u00f3w komputerowych lub zautomatyzowanych raport\u00f3w arkuszy kalkulacyjnych.<\/strong> Firmy, dostrzegaj\u0105c ewidentn\u0105 strat\u0119 czasu oraz dodatkowy koszt raportowania papierowego, zaczynaj\u0105 wykorzystywa\u0107 kioski na produkcji, tablety czy systemy mobilne<\/a><\/strong> wspieraj\u0105ce pracownik\u00f3w. W\u00a0kilku organizacjach kioski dla rejestracji danych pracownicy nazywali humorystycznie bankomatami \u2013 mo\u017ce bli\u017cej im do wp\u0142atomat\u00f3w, gdy\u017c z\u00a0regu\u0142y nacechowane s\u0105 na \u201eprzyjmowanie\u201d danych.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

\"\"\r\n
Raportowanie bezpo\u015brednio do system\u00f3w komputerowych znacz\u0105co usprawnia proces zbierania danych<\/figcaption>\r\n<\/figure>\r\n\r\n\r\n\r\n

Czy firma mo\u017ce zrobi\u0107 skr\u00f3t i\u00a0rozpocz\u0105\u0107 proces gromadzenia danych od tego etapu<\/strong>? Jak najbardziej, aczkolwiek wymaga to du\u017cej samodyscypliny. Kioski dla rejestracji danych mo\u017cna zast\u0105pi\u0107 komputerami w\u00a0mistrz\u00f3wkach z\u00a0predefiniowanymi formularzami czy systemami, zazwyczaj jeszcze nie czasu rzeczywistego. W\u00a0efektywno\u015bci dzia\u0142a\u0144 firm w\u00a0ramach etapu 3 kluczowa jest zasada, \u017ce im bli\u017cej kiosk\/komputer stanowiska pracy, tym szybsza i\u00a0precyzyjniejsza (brak op\u00f3\u017anienia) informacja w\u00a0procesie podejmowania decyzji<\/a> czy raportowaniu.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Jakie s\u0105 plusy przej\u015bcia organizacji na etap 3. rozwoju procesu gromadzenia danych?<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n